次々成果がでる「アイビーリーメソッド」の利点3つと実践テクニック5つ

アイビーリーメソッドや仕事の効率向上に興味のある人「アイビーリーメソッドってなに?仕事で成果を上げる方法を知りたい。何をやっているのか分からないうちに1日が終わるのをなんとかしたい。」

といった質問に答えます。

・残業までして仕事をしているのに、その日いったい何をしていたのか思い出せない
・忙しいだけで、成果がまったくあがっていない

こんな風に思ったことはありませんか?

アイビーリーメソッドはとてもシンプルながら、私の人生の中で最も成果を上げたビジネススキルです。

このメソッドを使えば、前者のような悩みをすぐにでも改善できます。

とても簡単に実践できるので、読者の皆さんは騙されたと思って是非とも実践いただければと思います。

本当におすすめです。

本記事の信ぴょう性

私は、2018年2月に今の会社に転職しました。

そして、転職後1年で成果を出し、2019年4月に昇進を果たすことができました。

右も左も分からない新しい分野で、短期に成果を出すことができた一つの理由として、今回紹介する、

・アイビーリーメソッド

を活用して業務に取り組んだことがあげられます。

以降でアイビーリーメソッドを説明しますが、最初読んだときは、

・たったこれだけ?

と思うかもしれません。

しかし、優れたメソッドというものは、とてもシンプルなものなのです。

シンプルゆえに、実践するにあたって迷うことなく確実に成果を上げられるのです。

では詳細を深掘りしていこうと思います。

目次

下記が今回の目次です。

1.アイビーリーメソッドとは?
2.アイビーリーメソッドのポイント3点
(1)やるべきことを絞ることで集中できる
(2)優先順位が高いものから実施することで重要なタスクが必ず終了する
(3)1つタスクが完了するまで次に進まないことで先送りが発生しない
3.メソッド活用の際の注意事項とテクニック
(1)6つ全てができることは少ない
(2)メール処理など雑務は1つのタスクにまとめるのがコツ
(3)絶対やるべき2つを決める(やらなくて良いこともはっきり決める)
(4)将来に向け「緊急でない+重要」な項目も1つは含める
(5)タスク設定テンプレートと記載例
4.まとめ

では、1つ1つ説明していきますね。

1.アイビーリーメソッドとは?

まずは、アイビーリーメソッドについて説明します。

アイビーリーメソッドとは、

アイビーリーメソッドとはコンサルタントのアイビーリーが考案したメソッドである
・アイビーリーは1877年生まれで、PRの父と呼ばれる人物である
・ベツレヘム・スチール社の経営を立て直したことで有名である
・メソッドはとてもシンプルで下記6つの手順でタスクを実施する
(1)紙に「やるべきこと」を6つ書き出す
(2)その6つの項目に重要だと思う順に番号を振る
(3)順番に沿って「やるべきこと」を実行する
(4)全部できなかった場合は、悔やむことなく忘れる
(5)次の日に、また6項目を新しく書き出す
(6)項(1)〜(5)を丁寧に繰り返す
・もっとも重要なルールは1つのタスクが終わるまでは次のタスクをはじめてはいけない

です。

では、こんなシンプルなメソッドがなぜ効果的なのか、そのポイントを次に説明したいと思います。

2.アイビーリーメソッドのポイント3点

アイビーリーメソッドのポイントは下記の通りです。

(1)やるべきことを絞ることで集中できる

アイビーリーメソッドでは、1日にやるべきことを6つに絞ることが大前提になっています。

人はやるべきことがたくさんあると、すべてをやろうと色々なことに手を出してしまいますが、結局何一つ終わることなく中途半端になりがちです。

ところが、アイビーリーメソッドではやるべきことを6つに絞るので、集中しやすく成果も出やすくなります。

(2)優先順位が高いものから実施することで重要なタスクが必ず終了する

人は、何かをはじめる時、重要なものより簡単なものからはじめがちです。

仕事でいえば、朝一にまずメールチェックすることからはじめるのがその典型でしょう。

アイビーリーメソッドでは、タスクに優先順位をつけて、優先順位の高いものから実施することで必ず重要なタスクを最初に終わらせることができます。

考えてみれば当たり前のことですが、当たり前のことを当たり前に実施できるのがこのメソッドの素晴らしい点です。

(3)1つのタスクが完了するまで次に進まないことで先送りが発生しない

これも重要なポイントです。

優先順位の高いものというのは、難しいタスクでもあります。

このような場面にぶつかった時、人は難しいタスクから逃げてメール処理や事務処理など他の簡単な仕事に逃げがちになります。

しかし、アイビーリーメソッドでは、1つのタスクが終わるまでは他のタスクを実行することを許していません。

そのため、必ず優先順位が高いタスクが先に完了することになります。

時には(私の場合は頻繁に)優先順の低いタスクを実行できない日もありますが、必ず優先順位の高いタスクは終了させることができます。

「80:20の法則」というのをご存知ですか?

仕事にしても仕事以外のことにしても、100個やるべきことがあった場合には、本当に重要なことは全体の2割の20個しかないという考え方です。

アイビーリーメソッドを活用することで、毎日必ずこの2割を終了させることができるので、このメソッドに従うと次々成果をあげられるようになるのです。

アイビーリーメソッドの優れたポイントが理解できたでしょうか?

では次に、筆者自身が具体的にアイビーリーメソッドを実施した際に感じた、実行時の注意点やテクニックを次に説明します。

3.メソッド活用の際の注意事項とテクニック

では次に、筆者の経験に基づいた、アイビーリーメソッド活用時の注意事項とテクニックについて説明します。

(1)6つ全てができることは少ない

アイビーリーメソッドでは、すべてのタスクが完了しなくても気にする必要はないと説明されています。

実際やってみると6つできることのほうが圧倒的に少ないことが分かります。

アイビーリーメソッドを活用する以前は、1日に10〜20のToDOリストを毎日作成していましたが、そのようなもの不可能だったわけです。

なので、もし6つできなくても気にすることはありません。

(2)メール処理など雑務は1つのタスクにまとめるのがコツ

アイビーリーメソッドを活用するとして、どのような単位で1つのタスクを作るのが良いか最初は悩むと思います。

もっとも悩むのが「雑務」の処理です。

たとえば、メール処理ですね。

会社で働いているいじょう雑務は必ず発生しますし、これを無視するわけにもいきません。

そこで、私は雑務を1つのタスクにまとめて一度に処理するようにしています。

また、雑務の処理が先送りされないよう優先順位3〜4に設定しています。

これによって、1日雑務に忙殺されることも無くなりますし、それでいて優先順位は3〜4なので処理が先送りされることもなくなります。

メールへの応答への即時性はなくなりますが、自身の重要なタスクにあてる時間を確実に確保できるようになります。

その他のタスクに関しては、おおむね最大1時間で終了する量で設定しましょう。

会議への参加などを考えると最大1時間以内に終了できないと、1日に6つも処理するのは不可能です。

(3)絶対やるべき2つを決める(やらなくて良いこともはっきり決める)

アイビーリーメソッドでは、

・1日にやるべき6つのタスクを決める

ことになっていますが、私がおすすめするのは、

・その日やるべき最重要な「2つ」のタスク

をまず決めてください。

逆に言えば、重要なタスクがそれ以上あっても「やらない」と決めることです。

どちらかというと大切なのは「やらないことを決める」ことです。

人によっては1日に何十もの重要なタスクを持っていると言う人もいるでしょう。

それでも、2つに絞りそこに注力するのです。

全てを中途半端にするよりも、2つで成果を確実にあげる。

これがあなたの実績作りにもっとも重要なことなのです。

最重要なタスク2つを6つのリストの中に組み込み、残りは事務処理や以降に説明する価値あるタスクに割り当てましょう。

(4)将来に向け「緊急でない+重要」な項目も1つは含める

時間管理のマトリックスというのをご存知でしょうか?

縦軸に重要度、横軸に緊急度をマッピングしそのマトリックス内にタスクを分類する手法です。

下記が時間管理のマトリックスです。

アイビーリーメソッドの6つのタスクに入れるべき項目のバランスとしては、以下のような配分にすると良いでしょう。

タスク1:①緊急
タスク2:①緊急
タスク3:③錯覚
タスク4:③錯覚
タスク5:②価値
タスク6:②価値

理想としては、③錯覚を極力減らし①緊急と②価値だけで埋めることです。

④はゼロにしていきましょう。

そして、②価値のタスクをどんどん増やしていきましょう。

①緊急タスクが多いうちはやるべきことに振り回されている状況です。

未来を見据えて②価値タスクを増やすことが、読者自身の価値を向上させることに繋がるのです。

いつも忙しく、それでいて成果があがらない人は以下のようになっている場合が多いです。

タスク1:③錯覚
タスク2:③錯覚
タスク3:④無駄
タスク4:④無駄
タスク5:①緊急
タスク6:①緊急

このような場合、①緊急が終わるまで帰宅はできないので残業が増え、それでいて成果があがらなくなります。

このような配分になっていませんか?

自身のタスクを一度見直してみましょう。

(5)タスク設定テンプレートと記載例

以下に、私が実際に使っているテンプレートと記載例を載せます。

アイビーリーメソッドに対して私が工夫を加えているのは以下2点です。

(1)終了条件を明確にする
(2)処理にかかる時間を記載する(最大1時間以内で処理できる内容に分解する)

このテンプレートを活用して、今後のタスク計画作成に役立ててもらえればと思います。

[ テンプレート(記入例) ]
タスク1:プロジェクトJ対応

・項目:提案書のアイデア出しと項目に関するフィードバック依頼
・終了条件:提案書をA4で2枚に作成し、関係者にメールにて送付
・対応時間:1時間
タスク2: XX月XX日の戦略会議準備
・項目:市場調査
・終了条件:XX製品のアメリカにおける出荷状況の調査
・対応時間:0.5時間
タスク3:雑務対応
・項目:メール対応、ToDoまとめ
・終了条件:昨日分のメールを処理し、メールの内容からToDOリストの作成。
・対応時間:0.5時間
タスク4:XX製品の顧客フィードバック調査
・項目:XX製品の顧客フィードバック100件に目を通す
・終了条件:フィードバック100件の分類を実施し、結果をA4レポート1枚にまとめる
・対応時間:1時間
タスク5:来月の顧客訪問に向けた提案資料準備
・項目:コンセプト検討
・終了条件:コンセプトのアイデアを20個考える
・対応時間:0.5時間
タスク6:競合他社製品勉強
・項目:競合他社 YY製品の仕様調査
・終了条件:製品仕様を箇条書きでA41枚にピックアップ
・対応時間:0.5時間

4.まとめ

まとめです。

仕事で成果を出すためにおすすめする「アイビーリーメソッド」の3つのポイントということで以下を説明しました。

アイビーリーメソッドのやり方 ]
(1)紙に「やるべきこと」を6つ書き出す
(2)その6つの項目に重要だと思う順に番号を振る
(3)順番に沿って「やるべきこと」を実行する
(4)全部できなかった場合は、悔やむことなく忘れる
(5)次の日に、また6項目を新しく書き出す
(6)項(1)〜(5)を丁寧に繰り返す
前提ルール:1つのタスクが終わるまでは次のタスクをはじめてはいけない

このメソッドによる効用は以下の通りでした。

(1)やるべきことを絞ることで集中できる
(2)優先順位が高いものから実施することで重要なタスクが必ず終了する
(3)1つ完了するまで次に進まないことで先送りが発生しない

以上です。

いかがだったでしょうか?

アイビーリーメソッドの利点は、文章で読むだけではなかなか伝わりにくとい思います。

是非、自身で試してその良さを実感頂ければと思います。

アイビーリーメソッドを活用することで、読者の方々の人生がより良いものになることを祈っています。

それでは、また。

あつし

ご参考

私が今回の「アイビーリーメソッド」を知ったのは、下記のメンタリストDaiGoさんの著書からです。

参考までに載せておきますので、興味のある方は覗いてみてください。

アイビーリーメソッド」以外に、集中力を上げて多くの成果をあげるためのテクニックがてんこ盛りです。

私の愛読書の一冊です。